Por JV Ingeniería y Gestión SAS
En el proceso de inspección técnico–mecánica, cada detalle importa. Los Centros de Diagnóstico Automotor (CDA) deben garantizar que la inspección sea confiable, objetiva y plenamente rastreable, especialmente bajo los requisitos de acreditación según la NTC-ISO/IEC 17020:2012, normas técnicas como NTC 5365, 5375, 4231, 4983, 5385, 6218, 6282 y los lineamientos del Ministerio de Transporte.
A continuación, presentamos 4 errores comunes que hemos identificado durante auditorías internas, acompañamientos técnicos y procesos de fortalecimiento del sistema de gestión en diferentes CDA del país. Identificar estos puntos permite prevenir No Conformidades y fortalecer la operación.
1. No documentar correctamente la trazabilidad de los equipos
Muchos CDA cuentan con calibraciones vigentes, pero fallan en soportar la trazabilidad completa: certificados incompletos, sin anexos; falta de identificación del equipo; metrología interna sin registro; hojas de vida desactualizadas o sin evidencias de mantenimiento preventivo/correctivo. Un error frecuente es confiar en que las calibraciones están “al día” sin verificar:
- Fechas reales de calibración – verificación – mantenimiento.
- Vigencia según el plan metrológico – frecuencia de calibración adecuada.
- Trazabilidad de materiales de referencia y su verificación (lentes de opacidad y gas de referencia).
- Certificados cargados correctamente en el sistema de gestión.
- Hojas de vida de los equipos con sus respectivos registros.
- Marcación e identificación única de los equipos.
Consecuencia: No conformidades críticas durante auditorías de ONAC, perdida de dinero a largo plazo en calibraciones o mantenimientos innecesarios y fallos en la confiabilidad de los resultados.
Cómo evitarlo: Mantener por equipo con: certificados, informes, mantenimientos, hojas de vida, control metrológico centralizado, alertas automáticas y revisión mensual por parte del Director Técnico y Coordinación de Calidad; tomar decisiones adecuadas teniendo en cuenta los métodos estadísticos usados a nivel metrológico. Actualizar cada registro inmediatamente después de recibir un mantenimiento o calibración.
2. Soportes de vida del personal incompletos
Es uno de los hallazgos más repetidos en los CDA. Los soportes del personal suelen estar incompletos o desactualizados:
- Cursos vencidos (actualizaciones, renovaciones).
- Soportes escaneados borrosos o ilegibles.
- Inducciones, entrenamientos o supervisiones sin fechas, sin firmas o incongruentes.
- Registros que no coinciden con la competencia declarada del cargo.
- Actualizaciones del personal sin notificar al sistema de gestión.
Consecuencia:
- No conformidades mayores por incumplimiento de requisitos de competencia.
- Riesgo en la confiabilidad del juicio profesional del inspector.
- Afectación en la validez de inspecciones realizadas por personal no competente.
Cómo evitarlo: Formalizar y registrar toda inducción, entrenamiento, supervisión o recualificación, crear una matriz de vigencias con alertas en Google Calendar para cursos y renovaciones, exigir soportes legibles y actualizados, únicamente en formato PDF, realizar revisiones trimestrales del expediente de cada colaborador.
3. Registros fuera de tiempo en el sistema de gestión
Muchos CDA tienen procedimientos que mencionan registros o formatos que deberían diligenciarse en una frecuencia definida, pero en la práctica no se usan o se completan tarde. ¿Las razones más comunes?
- El sistema de gestión cambió y nadie actualizó la documentación.
- El personal desconoce qué registros le corresponde llenar.
- Los registros se diligencian únicamente cuando llega la auditoría.
- No hay seguimiento periódico de la implementación real.
Consecuencias:
- Hallazgos por incoherencia entre la documentación y la operación.
- Pérdida de confiabilidad del sistema de gestión.
- Acciones correctivas adicionales por incumplimiento de controles establecidos.
Cómo evitarlo:
- Actualizar todos los procedimientos y formatos mínimo una vez al año.
- Eliminar de la documentación los registros que ya no se utilizan.
- Realizar verificaciones mensuales aleatorias del cumplimiento de registros.
- Capacitar al personal en sus responsabilidades dentro del sistema de gestión constantemente.
4. Registros del Formato Uniforme de Resultados (FUR) incoherentes
Un error crítico y frecuente: inconsistencias entre el FUR, el certificado de RTMyEC y la evidencia fotográfica. Entre los casos más comunes:
- Combustible reportado que no coincide con la foto o con la tarjeta del vehículo.
- Color distinto entre el certificado y las fotografías.
- Omisión de elementos visibles en preparación del ítem.
- Fotografías borrosas o con elementos que impiden verificar el estado real del vehículo o placa del mismo.
- Datos del vehículo mal registrados o inconsistentes.
Consecuencias:
- No conformidades mayores en auditoría ONAC.
- Riesgo de recalificación de defectos por omisión o error del inspector.
- Posible impacto en la validez del certificado emitido.
- Mayor tiempo operativo en aclaraciones, notas y análisis posteriores.
Cómo evitarlo:
- Estandarizar la preparación del ítem y verificar antes de iniciar la inspección.
- Implementar revisiones diarias de FUR por parte del Director Técnico o encargado designado.
- Exigir fotografías claras, completas y sin obstrucciones.
- Capacitar al personal sobre coherencia de datos entre FUR – Tarjeta – Certificado.
Conclusión
Mantener la conformidad en un CDA no es cuestión solo de cumplir con la norma, sino de desarrollar una cultura de orden, rigor técnico y mejora continua. Estos cuatro errores son más comunes de lo que parecen, pero también son totalmente evitables cuando hay claridad, disciplina y una gestión bien acompañada.
En JV Ingeniería y Gestión SAS seguimos compartiendo información práctica para ayudarte a fortalecer tu sistema de gestión y elevar la calidad de tus servicios, conoce nuestros servicios y cómo puedes fortalecer tu CDA.
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